Que mettre dans une signature de mail professionnelle ?

Ce qui doit y figurer

• Prénom et nom, écrits en toutes lettres, sans initiales.
• Fonction, en trois mots maximum, compréhensible par quelqu’un d’extérieur.
• Nom de l’entreprise.
• Un numéro de téléphone, celui sur lequel vous répondez vraiment.
• Une adresse de site, si vous en avez une.

C’est tout pour le confort du lecteur. Le reste relève de l’obligation légale ou de la décoration, et il faut savoir distinguer les deux.

Les mentions obligatoires pour une société

Le code de commerce impose de faire figurer certaines informations sur les factures, les bons de commande, les tarifs, les documents publicitaires et toutes les correspondances. Un mail professionnel entre dans cette dernière catégorie.

Pour une société, cela signifie la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital social, le numéro d’identification suivi de la mention RCS et du nom de la ville du greffe, et l’adresse du siège. Le numéro de TVA intracommunautaire s’ajoute dès que vous facturez avec de la TVA.

Pour un entrepreneur individuel ou un micro-entrepreneur, c’est plus léger : le nom, l’adresse, et le numéro SIREN suffisent dans la plupart des situations. Vérifiez cependant si votre activité est réglementée, car certaines professions ajoutent leurs propres obligations, comme la mention de l’ordre professionnel ou de l’assurance de responsabilité civile.

À lire aussi Comment relancer un client sans être insistant ?

Ce qu’il faut enlever

Quatre éléments alourdissent une signature sans rien apporter.

• Le logo en image lourde. Il s’affiche souvent comme une pièce jointe, déclenche des alertes chez certains destinataires, et disparaît dans les réponses. Un logo de moins de 20 ko, ou pas de logo du tout.
• La phrase sur l’impression et l’environnement. Elle n’a aucune valeur et personne ne la lit plus.
• La clause de confidentialité automatique. Ajoutée à la fin de tous les messages, y compris les plus anodins, elle n’engage personne et n’a jamais protégé quoi que ce soit.
• Les citations inspirantes. Elles datent votre signature plus sûrement qu’une adresse en Minitel.

La forme, qui compte autant que le fond

Écrivez la signature en texte, pas en image : une signature entièrement composée d’un visuel devient illisible dès que les images sont bloquées, ce qui est le réglage par défaut de beaucoup de messageries professionnelles.

Gardez une seule couleur en plus du noir, et une taille identique à celle du corps du message. Séparez la signature du texte par une ligne simple plutôt que par un tableau. Et testez-la sur un téléphone : c’est là que s’affichent aujourd’hui la majorité des mails, et c’est là que les signatures trop larges se cassent.

Faut-il une signature différente pour les réponses ?

Oui, et c’est un réglage que la plupart des messageries proposent sans qu’on le sache. Une signature complète pour le premier message, une version courte de deux lignes pour les réponses. Sans cela, un échange de six messages empile six fois vos mentions légales, et le fil devient illisible sur téléphone.

À lire aussi Que coûte une enseigne lumineuse pour magasin ?

Cette sobriété sert directement votre efficacité commerciale. Un message court, une signature nette, une seule question posée : c’est la même logique que celle décrite dans comment relancer un client sans être insistant. Et quand il s’agit de refuser poliment, la forme compte tout autant, comme nous l’avons vu à propos de la façon de décliner un devis par mail.